업무 메일 첫인사는 “안녕하세요, ○○팀 ○○○입니다.”, 끝인사는 “감사합니다.”에 이름만 붙이면 일단 합격이에요.
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여기에 상황에 맞는 한 줄만 얹으면 훨씬 자연스러워지죠. ^^
메일 다 써 놓고 첫 줄이랑 마지막 줄에서 10분째 멈춰 있는 분들, 은근 많으시죠;;
저도 신입 때 “안녕하세요”를 썼다 지웠다 하면서, 정작 본문보다 인사말에 시간을 더 쓴 적이 있어요. 지금 생각하면 웃기지만 그땐 진지했네요. ㅎㅎ
업무 메일은 이 순서면 충분해요
순서만 외워 두면 고민이 절반으로 줄어요.
받는 사람 → 첫인사 → 내 소속과 이름 → 용건 → 끝인사 → 서명, 이렇게요.
참고로, 첫인사 없이 바로 용건부터 들어가면 받는 분이 좀 차갑게 느낄 수 있어요. 처음 연락하는 분이라면 더더욱요.
첫인사 예시, 상황별로 골라 쓰세요
상대와 얼마나 아는 사이인지에 따라 고르시면 돼요.
처음 연락하는 분께
- 안녕하세요, ○○회사 마케팅팀 김○○입니다. ○○ 건으로 처음 연락드립니다.
- 안녕하세요, 과장님. ○○팀 이○○ 님 소개로 메일 드리는 ○○팀 박○○입니다.
자주 연락하는 분께
- 과장님, 안녕하세요. ○○팀 김○○입니다.
- 안녕하세요, 지난주 회의 때 뵈었던 ○○팀 김○○입니다.
- 늘 빠르게 도와주셔서 감사합니다.
오랜만에 연락할 때
- 오랜만에 인사드립니다. 그동안 잘 지내셨는지요?
- 작년 ○○ 프로젝트 때 함께했던 ○○팀 김○○입니다.
오랜만이면 언제 어떤 일로 만났는지 한 줄 적어 주세요. 상대가 기억을 떠올리기 훨씬 쉽거든요.
답장을 보낼 때
- 빠른 회신 감사합니다.
- 보내 주신 자료 잘 받았습니다.
- 답변이 늦어 죄송합니다. 확인이 늦어졌네요.
분위기를 살짝 풀고 싶을 때
- 날이 많이 추워졌는데 잘 지내고 계시지요?
- 지난번 프로젝트는 잘 마무리되셨는지요?
날씨 인사는 몇 번 주고받은 사이에서 쓰면 딱 좋아요. (급한 장애 공지 메일에 날씨 얘기는… 참아 주세요;;)
끝인사 예시, 다음 행동까지 적어 주면 좋아요
“감사합니다.” 하나로도 충분하지만, 상대가 뭘 해 주면 되는지 한 줄 붙이면 메일이 훨씬 친절해져요.
| 상황 | 이렇게 끝내세요 |
|---|---|
| 기본 | 감사합니다. |
| 부탁할 때 | 바쁘시겠지만 확인 부탁드립니다. 감사합니다. |
| 회신이 필요할 때 | 검토 후 회신 주시면 감사하겠습니다. |
| 기한이 있을 때 | 금요일까지 의견 주시면 일정에 반영하겠습니다. |
| 자료를 보낼 때 | 궁금하신 점은 편하게 말씀 주세요. |
| 사과할 때 | 불편을 드려 죄송합니다. 다시 한번 양해 부탁드립니다. |
| 회의 전 | 그럼 목요일 회의 때 뵙겠습니다. |
표에서 마음에 드는 문장 하나 골라서 요일만 바꿔 쓰셔도 돼요.
저는 “확인 부탁드립니다”로만 끝냈다가 답이 안 와서 다시 여쭤본 적이 몇 번 있었어요. 그 뒤로는 언제까지 필요한지를 꼭 적게 되더라구요. ㅠ.ㅜ
‘수고하세요’는 왜 조심해야 할까요?
메일 끝에 습관처럼 쓰기 쉬운 말인데요.
국립국어원에서는 ‘수고’가 상대의 일을 평가하는 느낌을 줄 수 있어서, 윗사람에게는 바람직하지 않다고 봐 왔다고 답하고 있어요.
물론 요즘은 그렇게까지 안 느낀다는 의견도 있다고 같이 적혀 있고요. 그래도 굳이 모험할 필요는 없겠죠? ^^
| 피할 표현 | 바꿔 쓸 표현 |
|---|---|
| 수고하세요. | 감사합니다. |
| 고생 많으셨습니다. (윗사람에게) | 덕분에 잘 마무리했습니다. 감사합니다. |
| 확인 바랍니다. | 확인 부탁드립니다. |
| 빨리 보내 주세요. | 수요일까지 보내 주시면 감사하겠습니다. |
이름 뒤에 ‘드림’과 ‘올림’, 뭘 쓸까요?
이것도 은근 헷갈리는 부분이에요.
국립국어원 소식지 글을 보면 이름만 적을 때는 “홍길동 드림”처럼 써도 문제없다고 해요. 그래서 평소 메일은 “드림”이면 무난해요.
더 깍듯하게 쓰고 싶은 대표님이나 임원분들께는 “올림”을 쓰는 분들도 많고요.
아참! 직함을 같이 쓴다면 이름 앞에 두는 게 예의에 맞대요. “홍길동 대리 드림”보다 “대리 홍길동 드림”인 거죠. (회사에서는 앞쪽 형태도 워낙 많이 보여서, 팀 분위기를 따르셔도 돼요.)
호칭 쓸 때 대리·과장 같은 말이 헷갈리면 아래 글을 먼저 보셔도 좋아요.
보내기 전에 한 번만 더 보세요
인사말만큼 자주 틀리는 게 받는 분 이름이에요.
- 받는 분 성함과 직함이 맞는지
- 다른 분께 쓴 메일을 복사했다면 이름이 남아 있지 않은지
- 본문에 쓴 첨부파일을 실제로 붙였는지
- 끝인사 아래에 소속과 연락처가 있는지
결재 문서를 메일로 안내할 때는 상신·품의·전결 같은 결재 용어도 같이 알아 두면 편하고요. 반려된 문서를 다시 올린다고 알릴 땐 재상신이라는 말을 그대로 쓰시면 돼요.
처음엔 인사말 한 줄도 어렵지만, 몇 번 보내다 보면 손이 먼저 움직이실 거예요. ^^
자주 묻는 질문
메일마다 소속과 이름을 꼭 밝혀야 하나요?
처음 연락하는 상대나 외부 거래처에는 밝히는 편이 좋습니다. 같은 팀처럼 매일 주고받는 사이라면 이름만 쓰거나 생략해도 어색하지 않아요.
‘감사합니다’와 ‘고맙습니다’ 중 뭐가 더 맞나요?
둘 다 맞는 표현이고 예의에도 어긋나지 않습니다. 업무 메일에서는 ‘감사합니다’를 더 많이 쓰니, 회사 분위기에 맞춰 고르시면 돼요.
같은 메일을 여러 번 주고받을 때도 매번 인사해야 하나요?
같은 건으로 하루에 여러 번 오갈 때는 첫인사를 줄이고 “확인했습니다.”처럼 바로 답해도 괜찮습니다. 다만 끝에 이름은 남겨 두는 편이 깔끔해요.
여러 사람에게 보낼 때 호칭은 어떻게 쓰나요?
“안녕하세요, 팀원분들.”이나 “○○프로젝트 담당자분들께”처럼 묶어 부르면 됩니다. 꼭 답을 받아야 할 분이 있으면 본문에서 성함을 따로 적어 주세요.
