보고서 두괄식 작성법은 간단히 말하면 결론을 맨 첫 줄에 쓰고, 이유와 세부 내용은 그 뒤에 붙이는 것이에요.
상사가 좋아하는 보고서도 결국 이거거든요. 첫 줄만 읽어도 “그래서 된다는 거야, 안 된다는 거야?”에 대한 답이 나와 있는 보고서요. ^^
순서는 결론 → 근거 2~3개 → 세부 내용 → 요청 사항. 이것만 기억하셔도 반은 끝났어요.
두괄식, 왜 상사들이 그렇게 좋아할까?
두괄식은 쉽게 말해 ‘중요한 말을 머리에 두는’ 글쓰기예요. 국립국어원 사전에도 올라 있는, 원래는 국어 시간에 배우던 말이죠.
학교에선 글 구성 방법 중 하나로 배웠지만, 회사에선 거의 기본값처럼 쓰여요.
근데 회사에서 이게 유독 강조되는 이유는 단순해요. 보고받는 분은 늘 바쁘고, 보고서 하나에 쓸 수 있는 시간이 몇십 초밖에 안 될 때가 많거든요.
그래서 첫 줄에 결론이 없으면… 끝까지 읽기 전에 “그래서 뭐?”가 먼저 튀어나와요;;
저도 신입 때 팀장님께 진행 상황을 처음부터 차근차근 설명하다가, 중간에 “잠깐, 그래서 잘 됐다는 거야?” 소리를 듣고 머리가 하얘진 적이 있어요. 나름 꼼꼼하게 준비한 건데… 순서가 거꾸로였던 거죠. ㅠ.ㅜ
쓰기 전에 딱 세 가지만 정해 두세요
두괄식이 어려운 건 사실 글솜씨 문제가 아니에요. 쓰기 전에 결론을 안 정해서 그래요.
- 누가 읽나요? 팀장님인지, 임원인지에 따라 넣을 내용과 깊이가 달라져요.
- 읽는 분이 뭘 해야 하나요? 승인, 선택, 그냥 알고만 있기 중 하나예요.
- 내 결론은 뭔가요? 한 문장으로 말할 수 없으면 아직 결론이 없는 거예요.
참고로, 세 번째 질문에서 막히면 키보드부터 내려놓으시는 게 맞아요. (이게 제일 중요해요!)
보고서 두괄식 작성법 5단계
순서대로 따라 하시면 돼요.
- 결론 한 줄 쓰기: “A안으로 진행하겠습니다”, “일정이 1주 늦어집니다”처럼 첫 줄에 답을 적어요.
- 근거 2~3개 붙이기: 왜 그런 결론인지 짧게 번호를 매겨 적어요. 다섯 개 넘어가면 오히려 안 읽혀요.
- 세부 내용·데이터는 아래로: 표, 수치, 경과는 근거를 받쳐 주는 용도로 뒤에 둬요. 궁금한 분만 내려가서 보시면 되거든요.
- 요청 사항으로 끝내기: “금요일까지 승인 부탁드립니다”처럼 읽는 분이 할 일을 마지막에 분명하게 적어요.
- 제목에도 결론 넣기: “3분기 프로모션 결과 보고”보다 “3분기 프로모션, 목표 초과 달성 보고”가 훨씬 눈에 들어와요.
결재 올릴 때 쓰는 용어가 아직 헷갈리시면 이 글도 같이 보시면 좋아요.
같은 내용, 이렇게 달라져요
말로만 하면 감이 잘 안 오죠. 메일 첫 부분을 비교해 보면 한눈에 들어오실 거예요.
| 구분 | 미괄식 (결론이 끝에) | 두괄식 (결론이 먼저) |
|---|---|---|
| 결과 보고 | 지난주부터 업체 세 곳과 미팅을 진행했고, 각 업체 조건을 비교해 본 결과… | B업체로 정하는 걸 제안드립니다. 가격과 납기 모두 가장 유리했습니다. |
| 문제 발생 | 개발팀과 일정 협의를 하던 중 몇 가지 이슈가 확인되어… | 오픈 일정이 1주 늦어질 것 같습니다. 원인과 대안은 아래와 같이 정리했습니다. |
| 진행 상황 | 현재 1차 시안 작업을 마치고 내부 검토를 하는 중인데… | 예정대로 진행 중입니다. 다음 주 수요일에 최종안 공유드리겠습니다. |
보시면 두괄식 쪽은 첫 문장만 읽고 넘어가도 상황이 다 파악되죠. ^^자주 막히는 곳
나쁜 소식도 첫 줄에 써야 하나요?
네, 오히려 나쁜 소식일수록 먼저 쓰는 게 좋아요. 변명처럼 들리는 경과를 길게 쓰고 마지막에 “그래서 늦어집니다”가 나오면 더 안 좋게 보이거든요.
대신 바로 다음 줄에 대안을 같이 붙여 주세요. “1주 늦어집니다. 대신 이렇게 줄여 볼 수 있습니다.” 이런 식으로요.
너무 짧으면 성의 없어 보이지 않을까요?
이거 은근 많이들 걱정하시죠;;
저도 처음엔 결론만 딱 쓰면 대충 한 것처럼 보일까 봐 앞에 배경을 잔뜩 깔았었는데요. 막상 두괄식으로 바꾸고 나니 “보기 편하다”는 말을 더 자주 들었어요. 성의는 길이가 아니라 근거랑 자료에서 보이더라구요.
아직 결론이 안 났을 때는요?
그럴 땐 “아직 결정 전입니다. 판단에 필요한 건 이 두 가지입니다.”처럼 현재 상태 자체를 결론으로 쓰시면 돼요.
참고로, 문단 하나하나도 두괄식으로 쓰면 더 읽기 편해져요. 각 문단 첫 문장에 그 문단의 요점을 두는 거죠.
보고서를 반려받았을 때 다시 올리는 방법이 궁금하시면 재상신 뜻과 다시 올리는 방법도 참고하시면 좋을 듯 싶어요. 기획 쪽 보고서를 자주 쓰신다면 기획 업무 실무 용어 정리도 있어요.
처음엔 결론부터 쓰는 게 좀 어색해요. 몇 번만 써 보시면 오히려 예전 방식이 답답하게 느껴지실 거예요. ㅎㅎ
자주 묻는 질문
두괄식과 미괄식은 어떻게 다른가요?
두괄식은 결론을 글 맨 앞에, 미괄식은 맨 끝에 둬요. 결론을 앞뒤에 모두 두는 방식은 양괄식이라고 부르고요. 업무 보고에서는 보통 두괄식을 씁니다.
두괄식 보고와 개조식 보고는 같은 건가요?
달라요. 두괄식은 내용의 순서(결론을 먼저)이고, 개조식은 문장 형태(번호를 매겨 짧게 끊어 쓰기)예요. 실무에서는 두괄식 순서에 개조식 문장을 함께 쓰는 경우가 많습니다.
구두 보고도 두괄식으로 해야 하나요?
네, 말로 하는 보고일수록 더 필요해요. 말은 다시 앞으로 돌려 볼 수가 없거든요. “결론부터 말씀드리면”으로 시작해 결론과 이유 한두 가지를 먼저 말하고, 질문이 나오면 세부 내용을 이어서 설명하면 됩니다.
